Da solicitação ao trabalho executado
Uma empresa de serviços precisa transformar cada pedido em trabalho com responsável, contexto e critério de conclusão. Quando essas informações ficam espalhadas, é difícil acompanhar a fila e saber quais atendimentos dependem de uma ação.
Exemplo de fluxo: atendimento vinculado ao contrato
- Registro da solicitação com cliente, contrato e descrição da necessidade.
- Triagem para definir prioridade, responsável e informações que faltam.
- Execução com registro das atividades, documentos e horas, quando aplicável.
- Conferência da entrega e encerramento com histórico consultável.
O fluxo é ilustrativo. As etapas e regras precisam representar o serviço prestado pela sua empresa.
O que pode fazer parte do sistema
- Fila de atendimentos por situação, equipe e responsável.
- Planejamento de tarefas e registro de impedimentos.
- Vinculação de documentos e contratos ao atendimento.
- Apontamento de horas de serviços e relatórios por cliente.
- Área do cliente para abrir solicitações e consultar andamento.
Como tratar serviços diferentes
No levantamento, identificamos categorias, campos obrigatórios e critérios de conclusão. Um atendimento que depende de aprovação pode ter etapas diferentes de uma manutenção recorrente. Também avaliamos como registrar reabertura, mudança de prioridade e trabalho fora do contrato.
Conexões com a operação existente
Se dados de clientes já estão em um CRM ou ERP, avaliamos a integração entre os sistemas. A origem dos dados, frequência da atualização e tratamento de falhas são definidos antes da implementação.
Escolha a necessidade prioritária
Para contratos, conheça o sistema de gestão de contratos sob medida. Para conferências, veja a gestão de documentos e pendências. Se o foco é consumo de horas contratadas, avalie o controle de horas por cliente no Banco de Horas.
A contratação de software sob medida começa com o fluxo que precisa melhorar, usuários e ferramentas atuais. Suporte, implantação e evolução são definidos na proposta.