Documentos ligados ao trabalho da equipe
Guardar arquivos é apenas uma parte da rotina. Quando um documento depende de conferência, correção e aprovação, é preciso saber qual versão está em análise, quem deve agir e o que falta para concluir a etapa.
Exemplo de fluxo: envio e conferência
- O solicitante envia o documento, identifica o processo e preenche os campos necessários.
- O responsável confere os requisitos e registra a decisão.
- Se houver pendência, o documento retorna para ajuste com uma orientação registrada.
- A nova versão passa por conferência e o solicitante acompanha a situação até a conclusão.
É um exemplo de escopo possível. Tipos de arquivo, etapas e notificações são definidos no projeto.
Recursos que podem ser desenvolvidos
- Classificação por cliente, solicitação, categoria ou contrato.
- Registro de versões e histórico de conferências.
- Controle de documentos obrigatórios e pendências por responsável.
- Consultas por situação, prazo e etapa de aprovação.
- Permissões para envio, consulta, revisão e aprovação.
O que definir antes da implementação
Alinhamos quem pode acessar cada arquivo, limites de tamanho, armazenamento, prazo de retenção e responsabilidades por backup. Importação de arquivos existentes exige conferir a relação entre documento e registro de origem. Recursos como assinatura eletrônica ou leitura automática precisam de avaliação e contratação específica.
Envio pelo cliente e atualização pela equipe
Uma área do cliente personalizada pode permitir envio e consulta de pendências. A equipe mantém critérios de conferência, orientações e situação atualizados no painel administrativo.
Primeira etapa útil
Podemos começar por um tipo de documento e seu fluxo completo. Para avaliar o projeto, informe quem envia, quem confere, quais devoluções são comuns e onde os arquivos ficam hoje.
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