Para controlar horas por cliente e contrato, registre as horas contratadas, vincule cada atendimento ao contrato correspondente e confira o consumo do período. O vínculo com cliente e unidade evita misturar serviços de contratos diferentes na mesma apuração.
Este guia trata de horas contratadas para prestação de serviços. O foco é acompanhar atendimentos e saldos comerciais por cliente.
Comece pelas regras do contrato
Identifique cliente, unidade, vigência, período de apuração e quantidade de horas contratadas. Em operações com contratos mensais e anuais, o período precisa estar explícito: dividir uma franquia anual por doze não significa que essa seja a regra de disponibilidade de cada mês.
Registre também como a empresa trata cancelamentos, correções, horas lançadas em atraso e excedentes. Compensação entre períodos ou unidades só deve fazer parte da apuração quando estiver prevista na regra do contrato e for atendida pela solução utilizada.
Vincule o atendimento à origem do consumo
Ao registrar um serviço, informe o contrato, a data, o técnico, a descrição e os horários ou a duração conforme o fluxo usado. Defina uma forma consistente de informar tempo: 1h30 corresponde a 90 minutos ou 1,5 hora, e não a 1,30 hora decimal.
Confira registros repetidos e lançamentos no contrato errado antes do fechamento. Se um atendimento for corrigido, o responsável pela apuração precisa conseguir identificar o efeito dessa mudança no período.
Exemplo de saldo e excedente por cliente
No cenário fictício abaixo, os contratos têm franquia mensal de 20 horas e não compartilham saldo. Não há compensação entre meses. Os números ilustram a conferência do consumo, sem presumir cobrança automática.
| Cliente / contrato | Horas contratadas | Consumo | Saldo disponível | Excedente |
|---|---|---|---|---|
| Alfa / C-001 | 20h | 4h + 3h + 5h = 12h | 8h | 0h |
| Beta / C-002 | 20h | 8h + 7h + 8h = 23h | 0h | 3h |
O saldo de Alfa não cobre o excedente de Beta. Cada contrato é conferido separadamente. As três horas excedentes de Beta precisam ser tratadas conforme as condições comerciais acordadas, sem deduzir automaticamente que haverá faturamento ou transferência para o próximo período.
Uma rotina de fechamento que pode ser conferida
- Selecionar o período: separar os contratos e atendimentos que pertencem à apuração.
- Conferir os vínculos: verificar cliente, unidade e contrato de cada lançamento.
- Revisar durações: resolver registros repetidos, incompletos e correções pendentes.
- Apurar o consumo: comparar as horas utilizadas com a quantidade contratada.
- Revisar exceções: analisar excedentes e lançamentos em atraso com o responsável.
- Registrar a conferência: manter uma referência dos atendimentos considerados e das decisões tomadas.
Essa é uma rotina operacional sugerida. A forma de executá-la e os recursos disponíveis devem ser conferidos no sistema escolhido.
Como o Banco de Horas atende a essa necessidade
O Banco de Horas da DesenvolvePlus reúne cadastros de clientes e unidades, contratos mensais ou anuais, registro de atendimentos, acompanhamento de saldos e excedentes e consultas por período. Há perfis de administração, operação e acesso do cliente.
Na demonstração, confira o que cada perfil pode consultar ou alterar e como seus contratos são representados. Regras específicas de apuração, migração de planilhas e tratamento de saldo precisam ser avaliadas antes da contratação.
O que levar para uma demonstração
Prepare um exemplo sem dados sensíveis de contrato, dois ou três atendimentos e uma situação que hoje exige conferência manual. Informe quantos clientes e unidades participam do controle, quem registra os serviços e quem acompanha os saldos.
Para planejar a transição, leia como substituir planilhas por um sistema. Para conhecer a solução, solicite uma demonstração do Banco de Horas.